25-05-2023 – Belastingvrije vergoedingen voor werknemers.

by benancy

Korte uitleg werkkostenregeling:

Met deze regeling kunt u vanaf 2015 binnen de vrije ruimte, dit is 1,2 % van de totale fiscale loonsom belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen blijven geven aan u personeel. Als u boven deze grens uitkomt dan is alles daarboven belast met 80 % eindheffing. Hier moet echter wel een duidelijke administratie van bijgehouden worden. In de administratie betekent dit een apart rekeningnummer voor de vrije ruimte vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2020 is de vrije ruimte 1,7 % van de loonsom tot de fiscale loonsom van € 400.000, daarboven is het 1,2 %.

Omdat deze regeling continue wordt bijgestuurd vanuit de overheid, wijzigt er veel. Voor de laatste stand van zaken kunt u altijd direct contact met ons opnemen.

Voor 2020 en 2021 gold er i.v.m. Corona een vrije ruimte van 3 % over de fiscale loonsom tot € 400.000,-. Voor de loonsom boven de € 400.000,- is de ruimte in 2020 gewoon 1,2 % en 2021 is deze ruimte 1,18 %. Voor 2023 geldt ook een vrije ruimte van 3 % over de fiscale loonsom tot € 400.000.

Voor 2022 is er een gerichte vrijstelling bijgekomen voor thuiswerken. Werkgevers kunnen vanaf 1 januari    € 2 ,- vergoeden voor werknemer die thuiswerken. Indien de werknemer minimaal 128 dagen per jaar thuiswerkt bij een werkweek van 5 dagen, mag deze vergoeding net als de reiskostenvergoeding een vaste vergoeding per maand zijn. Echter mag er niet op dezelfde dag een reiskostenvergoeding worden gegeven en een thuiswerkvergoeding. Wel mag dit eventueel dan weer in de vrije ruimte worden vergoed. Deze gerichte vrijstelling is per 2023 € 2,15 per dag geworden.

Consumpties (koffie, thee, fris, snack, gebak, fruit etc.) tijdens werktijd verstrekt en onder bepaalde condities na werktijd, zijn belastingvrij.
Als de werkgever de consumpties vergoedt is het loon of het valt in de vrije ruimte.

Maaltijden kunnen belastingvrij worden vergoed als ze meer dan een bijkomstig zakelijk karakter hebben, bijv. bij koopavonden, dienstreizen, zakelijke besprekingen. U kan dan besluiten om de werkelijke kosten te vergoeden of de normbedragen die hier voor staan.

Een vergoeding voor vakbondscontributie is niet onbelast maar kan wel in de vrije ruimte.

De werkgever mag onbelast veiligheids- en beschermende kleding zoals schoenen, brillen, lasbrillen etc. verstrekken. Tevens mogen medische keuringen vergoed worden. Echter als dit vergoed wordt mag dit alleen binnen de vrije ruimte vergoed worden.

Opleidingen, studies, congressen, seminars, cursussen en vakliteratuur die in het belang van het functioneren van de werknemer zijn, kunnen onbelast vergoed worden.

Gereedschap kan in dit kader ook belastingvrij vergoed worden mits het voor 90 % zakelijk gebruikt wordt of op de werkplaats blijft. Anders is het factuurbedrag (incl. b.t.w.) loon voor de werknemer, of het valt in de vrije ruimte.

Personeelsfeesten, personeelsreizen en personeelsverenigingen etc.. worden voor het factuurbedrag (incl. b.t.w.) tot het loon van het personeel gerekend, of het valt in de vrije ruimte.

Vergoedingen voor de telefoon, 2e telefoon, kabel/ADSL en ISDN zijn loon voor de werknemer of het kan in de vrije ruimte geplaatst worden.

Bedrijfsfitness op de werkplek is onbelast, maar buiten de werkplek is het loon voor de werknemer of het mag binnen de vrije ruimte.

Voor werknemers die hoofdzakelijk (70 % of meer) op een vaste plaats werken, kan een onbelaste reiskostenvergoeding worden betaald, alsof zij het gehele jaar op die plaats werken. 70 % is in dit geval zodoende 36 weken.

Reiskosten mogen door de werkgever, ook voor woon-werkverkeer, tot € 0,19 per kilometer worden vergoed, ongeacht de manier van reizen. Voor 2023 is dit € 0,21 per kilometer.

De werkgever mag schade of verlies van persoonlijke eigendommen van de werknemer vergoeden maar moet daar eindheffing over betalen.

Inrichting van de werkplek thuis is voor de werknemer loon of valt in de vrije ruimte.

Voor verdere mogelijkheden kunt u contact met ons opnemen.
Wij kunnen dan verder voor u bekijken wat de overige mogelijkheden zijn.